上海海事大學合同管理暫行辦法

索取號: 
G010-0801000-2018-4157
滬海大辦〔2018〕16號

一、總 則

第一條 為規范學校合同管理,防范合同風險,維護學校合法權益,依據《中華人民共和國合同法》等法律法規,結合學校實際,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱合同是指學校及其授權的部門或個人在民事活動中,與自然人、法人或其他組織等平等主體之間為明確雙方的權利義務關系所訂立的書面協議,包括合同書、協議、備忘錄、確認書等。

第三條 學校對外發生經濟行為,除即時結清或按規定可以不訂立書面合同外,應當訂立書面合同,明確雙方權利義務,合同金額在3萬元以上的,必須訂立書面合同。

第四條 合同的訂立和履行應當遵守國家法律、法規、規章和政策規定,遵守學校合同管理制度,貫徹平等互利、協商一致、誠實信用的原則,維護學校的合法權益。

第五條 本辦法所稱合同管理是指學校依據國家法律法規和自身的合同管理制度,對合同起草、審核、訂立、履行、信息管理、爭議處理、責任追究等一系列行為進行的規范管理。

第六條 合同管理遵循防范風險和責權利相統一的原則,實行統一指導監督、分類歸口管理、分級審批、各負其責的制度。

第七條 未經學校特別授權,任何部門和個人不得擅自以學校名義對外訂立合同。

第八條 合同內容涉及學?!叭匾淮蟆笔马椀闹卮蠛贤?,應當遵循相關決策程序。

第九條 學校實行一般合同與重大合同區別管理。

重大合同是指具有下列情形之一的合同:

(一)單項金額在20萬元以上、批量金額在50萬元以上的重要設備、大宗物資采購和購買服務合同;金額在500萬元以上的重大基本建設項目合同、合同估算價在20萬元以上的大額度裝飾、維修工程項目合同;自然科學類項目金額在50萬元以上的合同或人文社科類項目金額在25萬元以上的合同。;

(二)合同期限3年及以上或合同主體3方及以上的各類合作辦學、教學實驗室共建、培訓、課程(課件、教材)開發、社會實踐服務、軍訓服務以及委托培養、遠程教育等教育合作合同;

(三)租賃期3年及以上的或金額30萬元及以上的儀器設備租賃和不動產買賣、租賃合同;

(四)涉及學校重大資產處置的合同或協議;

(五)涉及人、財、物重大事項戰略合作合同;

(六)涉及學校無形資產,對學校形象、聲譽、權益可能造成較大影響的合同;

(七)法律關系復雜或對學校有重大影響的合同;

(八)黨委常委會議或校長辦公會議確定的其他重大合同;

(九)綜合管理部門或歸口管理部門認定的其他重大合同。

重大合同以外的合同為一般合同。

二、合同的管理機構

第十條 學校合同管理所涉及的主要部門分為綜合管理部門、歸口管理部門和合同承辦單位(部門或個人)、監督部門,各部門依各自權限和職責實施合同管理。

第十一條 學校法務辦公室是學校合同事務的綜合管理部門。主要職責為:

(一)制訂學校合同管理的基本規章制度;

(二)根據學校安排,對重大合同進行法律審查;

(三)協助合同糾紛處理;

(四)其他與法律相關的合同事務工作。

第十二條 合同歸口管理部門對職責范圍內所涉合同事務進行歸口管理,主要職責包括:

(一)審核合同事項的真實性、可行性;

(二)審核合同相對方的主體資格和資信狀況;

(三)對合同文本進行業務審查;

(四)督促、協助合同承辦單位處理合同糾紛;

(五)負責歸口管理范圍內合同資料的歸檔和保管工作。

第十三條 根據業務范圍和工作職責,學校授權相關職能部門,負責特定類型合同的歸口管理工作:

(一)涉及人事、人才事項的,由人事部門歸口管理;

(二)涉及人才培養、培訓、實習實踐事項的,由本科生教育部門、研究生教育部門及繼續教育管理部門歸口管理;

(三)涉及學生事務、獎學金事項的,由學生管理部門歸口管理;

(四)涉及科研工作事項的,由科研部門歸口管理;

(五)涉及國際合作與交流事項的,由國際事務部門歸口管理;

(六)涉及資金借貸、與銀行合作事項的,由財務部門歸口管理;

(七)涉及國有資產出租、出借和處置事項的,由資產管理部門歸口管理;

(八)涉及采購事項的,由采購管理部門歸口管理;

(九)涉及基本建設項目、大型維修項目事項的,由基本建設部門歸口管理;

(十)涉及后勤保障、修繕事項的,由后勤部門歸口管理;

(十一)涉及信息化建設事項的,由信息管理部門歸口管理;

(十二)涉及實驗設備的維修、維護事項的由實驗室管理部門歸口管理;

?(十三) 涉及校園安全事項的,由保衛部門歸口管理;

(十四)涉及其他事項的,按照職責范圍及管理權限由其他相應部門歸口管理。

第十四條 合同內容涉及兩個或兩個以上部門的,根據合同所涉主要業務和經費管理部門確定歸口管理部門,其他相關部門為會簽部門;不能確定的,由所涉部門協商解決;經協商不能解決,由學校確定歸口管理部門。

第十五條 合同承辦單位是指合同訂立后代表學校行使合同權利、承擔合同義務的部門或個人,是合同管理的第一責任單位,主要職責包括:

(一)調查合同相對方的主體資格和資信狀況;

(二)與合同相對方進行談判、協商,起草合同文本;

(三)在授權范圍內,與合同相對方訂立合同;

(四)根據學校相關要求,將合同文本及資料提交相關部門進行業務審查、法律審查、審計審查,涉及“三重一大”等事項的合同,須提交黨委常委會議或校長辦公會議審定;

(五)履行合同義務;

(六)妥善處理合同糾紛;

(七)負責本單位合同資料的備案和保管工作。

第十六條 紀檢監察、審計、財務部門是學校合同管理的監督部門。

紀檢監察部門主要負責在合同訂立、履行和管理中,對違反本辦法規定給學校造成損失的負責人、責任人的監督、執紀、問責。

審計部門主要負責對合同訂立、履行、驗收等環節及管理過程中的審計監督,發現問題及時提出整改意見。

財務部門辦理結算業務并進行賬務處理時應審核合同有關付款條款,按照合同約定付款。未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的,財務部門有權拒絕付款,并及時向學校分管校領導報告。

三、合同的起草

第十七條 合同起草前,合同承辦單位應從維護學校利益出發,就合同事項與合同對方進行充分談判、協商。對于影響重大、專業技術或法律關系復雜的合同,應當組織法律、技術、財務等專業人員參與談判,必要時可聘請外部專家參與相關工作。

第十八條 合同擬訂前,合同承辦單位對合同當事人的資質和履約能力進行調查,在對合作事項的可行性和合法性進行必要論證后,開展合同文本起草工作。

第十九條 合同內容應包括法律法規規定的必要條款,如當事人的名稱或者姓名和住所,標的及其數量、質量,價款或者報酬,履行期限、付款方式、履行地點和方式,違約責任,解決爭議的方法等。

合同承辦單位應對合同文本的完整性、一致性、可行性和合法性負責。

第二十條 合同的語言應準確、嚴謹、簡練。合同中的術語、特有詞匯、重要概念應設??钸M行解釋,涉及數字、日期時應注明是否包含本數,涉及金額的數字應同時注明大寫。

第二十一條 國家或行業有合同示范文本的,應當優先選用,但需要認真審查,并可以根據學校實際情況對合同內容進行充實、完善。國家或行業沒有合同示范文本的,合同承辦單位應積極爭取由我方草擬文本,主導合同的談判和訂立,確有必要由對方草擬的,應就合同條款積極進行談判、嚴格審查合同內容,確保合同文本最大限度維護學校權益。

四、合同的審查和訂立

第二十二條 合同承辦單位應履行以下審查職責:

(一)負責審查合同標的的真實性;

(二)負責審查合同對方的主體資格、資質、信用狀況、履約能力等,包括但不限于:

1. 合同對方是否具有簽約資格;

2. 合同對方是否具有履行合同所必須的資質,應要求對方提供相關證明材料;

3. 審查合同對方簽約代表的身份證明和簽約資格證明,如法定代表人的身份證明或法定代表人出具的授權委托書(應明確載明委托代理事項、權限及期限)等;

4. 根據需要,可以要求合同對方提供主要的財務報表以及從事相關業務的業績證明材料;

5. 必要時,可以要求合同對方提供履約擔保。

合同承辦單位應審查、核實上述資料的真實性、有效性,并將上述資料連同合同文件一并保存。合同對方當事人的主體資格、資信狀況或履約能力有瑕疵的,不應與其訂立合同。

如歸口管理部門另有規定的,按歸口管理部門的規定辦理。

第二十三條 合同訂立前,合同承辦單位在對合同文本進行初步審查之后,將合同文本提交合同歸口管理部門進行業務審查。合同歸口管理部門應從以下幾方面對合同文本進行業務審查:

(一)合同主體是否適格;

(二)合同事項是否符合學校利益;

(三)合同內容是否真實、可行;

(四)合同條款是否齊備、合理。

第二十四條 合同歸口管理部門主要負責人對審查后的合同文本簽署意見。合同內容涉及到幾個職能部門的,須由相關職能部門會簽。

第二十五條 重大合同訂立前,交合同歸口管理部門進行業務審查后還應由法務辦公室進行法律審查,送審時應填寫《上海海事大學合同審批表》(見附件1),合同歸口管理部門如有相應的《合同審批表》,優先遵照實行。

各合同歸口管理部門也可根據實際需要,聘請法律顧問對合同進行法律審查。

第二十六條 符合政府采購和招投標條件的各類合同,優先按照學校采購與招投標管理相關規定履行手續。涉及科研工作事項的合同的審批程序按科研部門相關規定執行。

第二十七條 根據國家或學校規定,合同訂立需要辦理其他手續的,應當按規定辦理。需要招標的項目,招標文件中“擬訂立合同的主要條款”部分應在招標文件發出前,按本辦法規定的審查程序預先審查通過。

第二十八條 合同管理部門應分工協作,各負其責,及時審查相關材料,簽署明確意見,共同維護學校權益。合同文本經審查需要修改的,合同承辦單位應根據有關審查部門的修改建議,及時對合同進行修改并送相關部門復查通過。合同文本通過審查但在簽署前有異動的,應重新審查。合同審查一般應采用原文批注、修訂或出具可行性意見書、法律意見書等形式進行,審查部門自行留存經己方審查后的合同文本。

第二十九條 經過審查的合同,學校授權合同項目承辦單位負責人(或課題主持人)簽署,相關授權不得擅自轉授他人。合同須蓋相應合同專用章或學校行政印章,其他印章不得代替使用。用章時須提供合同文本和合同審批表原件。

第三十條 涉及學校重大利益或涉及學校發展重大事項的合同,由校長直接簽署。除校長直接簽署的合同外,校長可授權分管校領導簽署重大合同,學校另有授權的除外。校長作為學校法定代表人,保留隨時親自簽批、簽訂合同的權利。

第三十一條 原則上嚴禁倒簽合同。倒簽合同是指,在合同訂立生效之前已經開始履行,在履行過程中或履行完畢之后補簽合同。如因情勢所需,出現倒簽合同的狀況,需在合同簽訂后的5個工作日內履行相應的合同管理程序并附書面情況說明。

第三十二條 嚴禁惡意拆分合同。惡意拆分合同是指,為規避國家法律規定和學校相關規定,故意將本應一次訂立的合同拆分為多個合同訂立。

五、合同的履行

第三十三條 合同生效后,即具有法律約束力。合同承辦單位應當遵循誠實信用原則,嚴格履行合同義務,敦促合同相對方積極履行合同,確保合同全面有效履行。

第三十四條 合同履行過程中,發現有顯失公平、條款有誤、對方沒有履約能力或有欺詐行為等情形或因政策調整、市場變化等客觀因素,已經或可能導致學校利益受損,合同承辦單位應當立即采取相應措施,按規定程序及時向合同歸口管理部門和學校分管校領導報告,按照規定權限和程序辦理合同補充、變更或解除事宜,以將學校損失降到最低。

補充、變更的合同視同新合同,需重新履行相應的合同管理程序。

第三十五條 在合同履行過程中,確需變更或解除合同的,應由雙方協商一致后,簽訂變更或解除合同的書面協議。變更或解除合同,必須說明變更或解除的理由、變更或解除的條款及事項、履行期限、與原合同的關系等,并按前述流程審查通過后簽訂。

第三十六條 合同履行過程中發生糾紛,合同承辦單位應及時妥善處理。經協商無法解決的,應當根據合同的約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

六、合同的保管與信息管理

第三十七條 學校相關單位和個人應當做好合同信息安全保密工作。未經批準,任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家機密、工作秘密或商業秘密。

第三十八條 合同訂立后,承辦單位應向歸口管理部門提交一份合同原件進行備案。

第三十九條 合同歸口管理部門應當做好合同登記管理工作,及時編制《上海海事大學合同登記匯總表》(見附件2),記載合同編號、合同名稱、合同當事人、合同標的、合同金額、合同質保金及合同履行情況等事項,并于次年3月15日前將《上海海事大學合同登記匯總表》交法務辦公室備案。

第四十條 學校建立合同連續編號制度。由歸口管理部門按以下規則對合同進行編號:二級單位發文代字+“合同”字樣+4位數年份+4位數流水號。

第四十一條 合同歸口管理部門應當定期整理合同檔案。合同檔案包括合同原件、訂立和履行過程中的相關資料。

合同歸口管理部門應當根據學校檔案管理的要求,將合同檔案及時移交學校檔案館保管。

第四十二條 合同歸口管理部門和合同承辦單位應當于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行匯總并分析評估,對分析評估中發現的問題與不足,應當及時加以改進。

第四十三條 合同承辦單位應保存合同履行過程中所產生的相關材料。

七、責任追究

第四十四條 未經學校特別授權,任何部門或個人不得以學校的名義對外訂立合同;違反程序和規定擅自對外訂立合同所造成的法律責任,由訂立者承擔。給學校造成經濟損失的,由當事人按實際損失金額承擔賠償責任;學校依據有關規定追究當事人的責任。

第四十五條 在訂立、履行合同、處理糾紛過程中失職、瀆職或以權謀私,損害學校利益的,學校依據有關規定追究當事人責任。

八、附 則

第四十六條 學校下屬獨立法人實體可參照本辦法管理合同事務。

第四十七條 合同歸口管理部門可以根據本辦法并結合部門實際制定實施細則,報法務辦公室審查備案后實施。

第四十八條 本辦法涉及的金額均為人民幣,金額以上含本數,金額以下不含本數。

第四十九條 本辦法中未盡事宜,依據《中華人民共和國合同法》等相關法律、法規執行。

第五十條 本辦法自發布之日起實施,由學校法務辦公室負責解釋。

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附件1

上海海事大學合同審批表

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合同名稱

合同編號

合同主體

甲方

申報時間

乙方

丙方

合同金額

承辦人及聯系方式

承辦單位意見

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負責人簽字:???? ???????????(蓋章)

年 ? ????月 ???日?

歸口管理部門意見

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年 ???月 ???日??

會簽部門意見

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法務辦公室意見

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??? ? ?????????????????????年??? 月??? 日

項目主管校領導

意見

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?簽字:

年??? 月??? ? 日??

備注:

1一般合同由歸口管理部門進行審查。重大合同除按一般合同審查外,須經法務辦公室審查。特別重大的合同,還需報經主管校領導審批后方可訂立。

2合同審查部門應在收到送審材料后3個工作日內完成審查,需要論證的重大合同,適當延長審查時間。

3本表作為長期檔案保存,要求填寫清楚,字跡工整。

附件2

上海海事大學合同登記匯總表

序號

部門

合同編號

合同名稱

合同當事人

合同標的

合同金額

有無合同

質保金

合同質保金條款及執行

合同履行情況

備注

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發布日期: 
2018-01-22
發布部門: