上海海事大學公務卡管理辦法

索取號: 
G010-0702000-2020-4240
滬海大財〔2020〕192號


第一條? 為進一步深化和完善國庫集中支付制度改革,規范財政授權支付業務,加強公務卡管理,進一步規范公務卡的使用、結算和報銷轉賬業務,減少現金支付結算,根據《上海市市級預算單位公務卡管理暫行辦法》(滬財庫200845號)、《關于本市進一步推進公務卡制度改革的通知》(滬財庫201257號)、《關于印發〈上海市市級預算單位公務卡使用考核管理暫行辦法〉的通知》(滬財庫201414號)以及《關于進一步完善本市公務卡制度切實減少現金使用的實施意見》(滬委辦發〔2016〕29號)等有關文件的要求,結合我校實際,特制定本辦法。?


第二條? 本辦法所稱公務卡,是指學校事業編在崗人員、人才派遣人員(以下簡稱“教職工”)持有和使用的,用于日常公務支出和財務報銷業務的個人信用卡。?

公務卡用于支付教職工在使用財政經費支付金額在5萬元以下的零星購買商品和服務的支出。公務卡具有3-5萬元透支額度和20-50天的透支免息期,實行“一人一卡”實名制,實行免費開卡、免收年費、免擔保、到期免費換卡。?


第三條? 財務處負責本校教職工公務卡的開卡、報銷和注銷工作。?


第四條? 持有公務卡的教職工(以下統稱持卡人)應當妥善保管公務卡,規范使用公務卡辦理公務支出的支付結算業務,并及時向學校財務處申請辦理報銷手續,并承擔相應的法律責任。?


第五條? 公務卡可用于個人支付結算業務,單位不承擔私人消費行為引致的一切責任。?


第六條? 如發生教職工新增、調動、退休等變化時,人事處應及時告知教職工公務卡申辦和注銷信息,財務處及時組織辦理公務卡的申領、調整和注銷等手續,并通知發卡行及時維護公務卡管理系統。持卡人調動或退休時,應及時結清公務卡賬戶。?


第七條? 公務卡及密碼由持卡人個人保管。公務卡遺失或損毀的掛失、補辦等事項,由個人自行到發卡行申請辦理,持卡人應及時將新的卡號或掛失情況告知財務處,以便財務處通知發卡行維護相關信息。?


第八條? 持卡人在執行公務中不允許通過公務卡透支提取現金。如有透支提取現金行為,為個人消費行為,財務處不予報銷。因透支提取現金而產生的手續費、利息等一切費用,由持卡人自行承擔。?


第九條? 學校所有資金全部納入規范管理范圍,其中,財政預算資金(A類經費卡)、??钯Y金(B類經費卡)、縱向科研經費(縱向C類經費卡)應當使用公務卡結算方式,其他經費卡提倡使用公務卡結算方式。?


第十條? 公務卡的結算目錄和結算方式?

(一)公務卡強制結算目錄包括:辦公費、印刷費、咨詢費、手續費、水電費、郵電費、差旅費、維修(護)費、租賃費、會議費、培訓費、公務接待費、專業材料費、公務用車運行維護費、其他交通費以及其他商品和服務支出。?

(二)實行公務卡結算方式后,原則上不再預借現金。?

(三)屬于政府采購范圍的,應按政府采購相關規定執行,實行財政直接支付。?


第十一條? 下列情況可暫不使用公務卡結算?

(一)快遞費、過路過橋費、出租車費用等目前只能使用現金結算的公務支出。?

(二)維穩等工作需要的相關公務支出。?

單筆消費在500元以下且不具備刷卡條件的零星公務支出。?

(四)500元及以上的因特殊原因確實不能使用公務卡結算的公務支出,必須通過個人銀行卡或微信、支付寶等方式支付,報銷時必須附上付款憑證。同時,報銷人應撰寫情況說明,報報銷人所在部門負責人和財務處負責人審核,其中支出金額在2000元及以上的,還需要報分管財務校領導審批?,F金付款不予報銷。?

(五)根據學校工作需要,需要安排學生個人使用的上海市大學生創新創業訓練計劃、大學生競賽等項目經費,可不使用公務卡進行結算。其中500元及以上的支出,需通過銀行卡或微信、支付寶等方式支付,現金支付不予報銷。?

(六)根據學校工作需要,發生體現學生個人身份信息支出,如火車票、住宿費發票等,以及學生個人版面費等支出,可不使用公務卡進行結算,應通過銀行卡或微信、支付寶等第三方支付方式進行支付,并遵守以下規定:?

1.報銷時應提供學生證件復印件。?

2.住宿費等發票的單位名稱為上海海事大學。?

3.必須是本人報銷或本項目組同學代表同批次報銷。?

4.開支的原始票據和結算證明一一對應粘貼。?

5.根據學校工作需要,組織學生外出調研,報銷時應提供調研目的單位提供的調研情況證明;因特殊情況沒有調研目的單位證明的,由所在學院提供證明,證明需導師簽署審核意見,學院領導審批,加蓋學院公章。?


第十二條? 公務卡報銷還款的程序?

通過公務卡支付結算的經濟業務,應按以下規定辦理報銷:?

(一)對于執行強制結算目錄的公務消費,必須取得本人簽名的公務卡刷卡憑證(POS機簽購單),以及稅務發票或其他規范報銷票據。財務人員登陸國庫集中支付系統進行相關信息核對,對符合報銷條件的予以報銷。不符合報銷條件的,由持卡人自行償還。?

(二)對于教職工在網上購買飛機票、火車票等無法取得刷卡憑證的,可將公務卡網上銀行對賬單打印出來,要求有卡號、姓名、商家名稱、刷卡日期和刷卡金額等信息,并將該筆業務標出,作為刷卡憑證與飛機票和火車票等一并提交財務審核報銷。?

(三)教職工使用公務卡結算的各項公務支出,在公務消費4天后,憑刷卡憑證(POS機簽購單)和發票等財務報銷憑證,按財務報銷審批程序進行報銷。當月消費的必須最遲于次月18日前到財務處進行報銷,以免超期還款造成罰息及個人信用扣減等不利后果。?

(四)確保公務卡支付人與報銷憑證的收款人應為同一人。經財務處審核后的公務卡報銷單,財政國庫將公務卡報銷金額從單位零余額賬戶劃轉到報銷人的公務卡內;審核、審批未予通過的,屬于個人消費行為,由持卡教職工個人承擔還款義務。?


第十三條? 報銷憑證的填報要求?

(一)教職工分次刷卡報銷發票,應分別填制費用報銷單。?

(二)不同經費項目發生支出時,公務卡應分別刷卡和開票。?

(三)發票與刷卡憑證要配對粘貼(刷卡憑證在前),兩者金額應相符。如出現差異,以金額小者為準給予報銷。?

(四)為保證準確還款,務必在單據報銷單上寫明收款人姓名、公務卡卡號,并注明“公務卡報銷”,以加快公務卡結算。?


第十四條? 財務處按規定對報銷憑證進行審核后,對符合公務卡結算范圍和財務制度規定的支出予以報銷。?

持卡人報銷時,財務處登錄公務卡管理系統,根據銀行卡簽購單錄入“交易日期”、“卡號”和“檢索號”,從中國銀聯上海分公司提供的交易信息中提取相應的公務消費信息,核實后確定可報銷金額,錄入“金額”、“目級科目”、“支付摘要”等業務要素,在支付系統中確定對應的用款計劃,生成《財政授權支付憑證》,通過本單位的財政授權支付零余額賬戶向公務卡賬戶轉賬結算,完成報銷程序。?

財務處在收到支付憑證回單后,將報銷憑證、銀行卡簽購單及支付憑證回單等原始憑證按照現行會計核算辦法登記入賬。?


第十五條? 公務卡不予報銷的事項?

有下列情形之一的,所產生費用由教職工個人承擔,不予報銷。?

(一)使用公務卡用于個人消費的部分。?

(二)報銷費用與提供的報銷憑證、公務卡刷卡憑證(POS機簽購單)不符的支出。?

(三)持卡人透支提取現金產生的手續費、利息、罰息及滯納金等。?

(四)因個人原因未能在公務卡免息期內申請報銷所造成的罰息和滯納金等。?

(五)因教職工個人保管不慎或遺失等原因,導致公務卡被盜刷卡所形成的支出和損失。?

(六)其他不符合財務管理規定和要求或超出標準的消費。?


第十六條? 因退貨等原因導致已報銷資金退回公務卡的,持卡人應及時將相應款項退回財務處,并由財務人員及時辦理相關手續,將資金退回對應的財政賬戶。?


第十七條? 財務處在公務卡管理工作中的主要職責是:?

(一)選擇本單位公務卡發卡行,簽訂公務卡服務協議。

(二)組織教職工統一辦理公務卡,做好新增、調動、退休等人員的公務卡管理工作。?

(三)督促持卡人及時辦理公務卡項下公務消費支出的財務報銷手續。協助發卡行向學校有逾期欠款的持卡人催收欠款。?

(四)通過國庫集中支付系統和公務卡管理系統,審核持卡人提請報銷的公務卡消費信息,及時辦理公務卡報銷還款和資金退回等業務,做好相關賬務處理工作,并按月與發卡行就公務卡報銷還款情況進行對賬。?

(五)協助發卡行維護公務卡管理系統,及時下載保存有關信息,按月與發卡行核對公務卡報銷還款信息。加強與發卡行的溝通,指導、督促和配合發卡行做好相關工作。?

(六)配合市財政局做好公務卡監督管理等工作。?


第十八條? 持卡人在公務卡管理工作中的主要職責是:?

負責按規定申請辦理公務卡,妥善保管卡片和密碼,并承擔因個人保管不善等原因引起的公務卡有關責任和費用。?

執行公務所需支出,原則上應使用公務卡結算和報銷,并接受財政部門和財務處對公務支出的監控管理。樹立良好的信用意識,養成及時報銷還款的習慣。?

負責及時歸還公務卡項下銀行欠款。因離職、調動、退休等原因離開學校,須按有關要求清理公務卡項下債權債務,停止公務卡的使用。如因個人報賬不及時而造成逾期還款罰息、滯納金和個人信用扣減等后果的,由教職工本人承擔。?

遵守國家關于信用卡使用管理的法律法規和本辦法有關規定,規范使用公務卡。?

(五)對消費交易發生疑義,可按規定向發卡行提出交易查詢。教職工應根據銀行對賬單查詢公務卡消費報銷后的資金到賬情況,若有異常情況,應盡快報告財務處以便及時處理。

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第十九條? 禁止將本辦法第二條范圍以外的人員納入公務卡管理范圍,如情況特殊需要使用公務卡的,應報分管財務校領導審批;嚴禁持卡人違規使用公務卡、惡意透支、拖欠還款,或將非公務支出用于公務報銷;嚴禁對外泄漏本校教職工與公務卡支出有關的各種數據資料。違反相關規定的,追究部門負責人和直接責任人的責任。?


第二十條? 以前發布的規定與本辦法不一致的,適用本辦法。?


第二十一條? 本辦法由財務處負責解釋。?


第二十二條? 本辦法自發文之日起施行?!渡虾:J麓髮W公務卡管理和財務結算暫行辦法》(海大財〔2016〕277號)同時廢止。?


發布日期: 
2020-08-11
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